タスク管理がうまくいかない日々。私もそうでした
仕事がうまくいかない。頑張ってるのに評価されない。
そう感じていた時期が、私には長くありました。
やるべきことは山のようにあるのに、目の前のタスクに追われてしまって、気づけば「あの件どうなってる？」と聞かれてドキッとする日々。
TODOリストを作ってもすぐに更新をサボり、ガントチャートも途中で更新が面倒になり放置。
タスク管理のためにツールを変えても、根本的なモヤモヤは解消されず……。
ずっと「ちゃんとやりたいのに、うまくできない」という焦りと、「私は管理能力がないんじゃないか？」という自己否定感を抱えながら働いていました。
でも、そんな私がついに出会ったのが「GTD（Getting Things Done）」というタスク管理の考え方です。
GTDは、アプリやツールの話ではありません。
もっと根本的に、「どうすれば頭の中のごちゃごちゃを整理できるのか？」にアプローチする方法です。
私はこのGTDに出会ってから、急に完璧になったわけではありません。
それでも、「今、自分がどんな仕事を抱えているのか」が見えるようになっただけで、不思議と安心感が生まれ、自然とミスも減りました。
そして気づけば、周りから「しっかりしてる」「先回りしてくれて助かる」と言われるようにまでなっていたんです。
GTDとは？頭の中をスッキリさせる思考整理術
GTDは「Getting Things Done」の略で、
デビッド・アレン氏が提唱した＜頭の中を整理するためのメソッド＞です。
GTDの一番の特徴は、「すべてを頭の外に出す」という考え方にあります。
頭の中に「あれもやらなきゃ、これもまだ…」と抱えている状態が一番ストレスになる。
だからこそ、まずはすべてを書き出して、整理しようという発想がGTDの出発点です。
みやこタスクというより、思考の棚卸しに近いです。
このシンプルな考え方に出会ったことで、「頭がスッキリして、今やるべきことだけに集中できる」感覚を初めて持てるようになりました。
まずはこれだけ！GTDの基本5ステップ
GTDは、「頭の中にあるモヤモヤを全部出して、スッキリ整理する」ための5ステップで成り立っています。
難しく考えなくてOK。以下の流れをざっくり押さえれば大丈夫です。
① 収集：とにかく全部書き出す
思いついたこと・やらなきゃと思ってること・ちょっと気になることまで、ぜんぶ頭の外に出します。
例：「A社との打ち合わせ準備」「洗剤買わなきゃ」「あの資料、どこまでやったっけ？」
② 処理：意味を考える
それぞれの項目に対して「行動が必要？」「今やる？あとでやる？」を判断。
2分で終わるなら今やる。あとでやるなら＜次にやること＞としてリスト化。
③ 整理：リストに分類する
アクションが必要なもの、保留中のもの、参考資料などにカテゴリ分け。
このとき、プロジェクトごとに整理しておくと◎。
④ レビュー：定期的に見直す
週に1回くらい、自分のリストを見返します。
抜けや重なりを発見できて、安心感が違います。
⑤ 実行：今やるべきことを選んで動く
整理された「次にやること」から、いま取りかかるタスクを実行するだけ。
「全部を完璧にやる」よりも、「まずは書き出す」だけでも効果を実感できます。
アプリでもノートでもOK。自分仕様で始めよう
GTDのいいところは、どんなツールを使ってもOKなところです。
紙のノートでも、アプリでも、自分が使いやすい方法を選べば大丈夫。
私もこれまでに、TODOアプリ、ガントチャート、タスク管理サービスなどいろいろ試しました。
でも、どれも使えるのは最初だけ。だんだん使わなくなってフェードアウト…。
最終的に落ち着いたのは、Wordで作った自分用テンプレート。
GTDの考え方をもとに見出しをつくって、毎週更新する形です。
みやことてもシンプルですが、これが一番続いています。
大事なのは、「頭の中のごちゃつきを、外に出せる場所を用意すること」。そして、それを定期的に見直すこと。
ツールに正解はありません。「これなら続けられるかも」と思える形で、ぜひ試してみてください。
テンプレ1枚で、頭と仕事がスッキリ回るようになった
私がGTDを実践している方法は、とてもシンプル。
Wordで作ったテンプレートを使っています。
「プロジェクト一覧」「次にやること」「保留中」「いつかやること」など、GTDの分類に合わせた見出しをテンプレート化し、定期的に、中身を更新するだけです。
このやり方の一番のメリットは、自分のタスクを＜見える化＞にできること。
たとえば、「A社の提案書作成」が進んでいる途中でも、どこまで進んでいて、次に何をすべきかがすぐわかります。
上司や同僚に「この件どうなってる？」と聞かれても、すぐに答えられる。
みやこそのおかげで、いつの間にか「抜けがない」「しっかりしてる」「先回りできる人」と言われるようになっていました。
私もGTDを完璧に実践しているわけではありません。
でも、このテンプレのおかげで「なんとなく不安」がなくなって、仕事がスムーズに回るようになったと感じています。
コピペOK！自作テンプレート
私は特別なツールではなく、使い慣れたWordで、自分専用の管理フォーマットを作りました。
このテンプレには、GTDの考え方に基づいた見出しが用意されています。
毎週1回、これに沿って頭の中のタスクを棚卸しするようにしています。
私が使っているテンプレート
■ 今週のプロジェクト一覧
→ 今週中に動く・関わる予定のプロジェクトすべてを洗い出します。
例）
・A社プレゼン資料作成
・B社キャンペーン進行（週内に確認連絡）
・社内ナレッジ整理（下書き提出まで）
■ インボックス（思いついたこと／気になること）
→ 頭に浮かんだすべてのことを放り込むエリア。些細なこともOK。
例）
・部内MTGの日程調整したっけ？
・新しい資料テンプレ使いづらいかも？
・C社の提案どうなった？
■ 次にやること
→ 「やるべきだけど止まってること」を具体的な行動に落とし込んで書き出します。
例）
・B社に仕様確認メールを送る
・ナレッジ整理案を上司に共有
・部内MTGの候補日をチャットで確認
■ 保留中
→ 人に頼んでいて返事待ち、進行中だけど待機しているタスクなど。
例）
・C社からのフィードバック待ち
・上司に提出済の資料チェック結果
■ いつかやる
→ 余裕があるときに取り組みたいことや、気になるけど今は動かないもの。
例）
・Googleドライブ整理
・社内報のアイデアメモ
■ メモ・補足情報
→ 思いついたこと、気づき、プロジェクトごとのメモなど。
例）
・A社資料：過去案件をベースに
・B社とのやり取り：担当者が変わってるので注意
テンプレートの一番のポイントは、「インボックス」です。
ここには、重要かどうかに関わらず、「気になる」「思い出した」「あとで見たい」など、あらゆるものを一度放り込みます。
「いま自分が何を持っているのか」がひと目でわかるので、
「抜けてないかな？」「忘れてることない？」というモヤモヤから解放されて、
安心して仕事ができるようになりました。
みやここれをするだけで、頭の中のノイズがぐっと減ります。
そのあとで、具体的なアクションにするのか、保留にするのか、いったん保管するのかを振り分けていきます。
私の場合、Wordで作っていますが、Googleドキュメント、Notion、アナログノートなど、使うツールはなんでも構いません。「自分が使いやすい」が正解です！
完璧じゃなくていい。まずは書き出すことから
GTDは、誰にとっても完璧にフィットする方法ではありません。
私も最初は「ステップが多くて難しそう」と感じていました。
でも、とりあえず「今気になっていることを全部書き出してみる」。
それだけで、頭の中がスッと整理されて、仕事に向き合う気持ちも変わったんです。
「今、自分が何を持っているのか」が見えているだけで、不安が減り、ミスも減り、自然と信頼されるようになりました。
だからこそ、この記事を読んで「気になるな」と思ったなら、まずはテンプレをコピーして書き出してみる。
それだけで、思っている以上にスッキリするかもしれません。
完璧じゃなくてもいい。小さな1歩が、働き方を変えるきっかけになります！
※本記事は「Getting Things Done®」の考え方をもとにした、筆者個人の体験・実践例の紹介です。GTD®はDavid Allen Companyの登録商標です。